Newsletter datenschutzkonform einsetzen

Frische Zahlen heimischer Provider belegen es: Der Anteil unerwünschter E-Mails am gesamten Mailaufkommen liegt inzwischen bei über 50% (Quelle: newsroom.web.de vom 8.2.16)! Den Großteil der inzwischen knapp 100 Mio. Spam-Mails am Tag ist zwar den klassischen Phishing-, Viren- und Botnet-Attacken zuzuordnen, jedoch befinden sich in dieser immensen Zahl eben auch eine Vielzahl an tatsächlichen Werbe-Mailings, die der Nutzer so gar nicht „bestellt“ hat.

Zu den Hauptkategorien der Gründe für das Entstehen unerwünschter Newsletter zählen veraltete Datenbestände, fehlerhaft zusammengestellte Adressdatenbanken ohne transparente Werbeeinwilligungen, Gewinnspiel-Daten mit durch mehrfachen Weiterverkauf nicht mehr nachvollziehbarem Ursprung, bis hin zu gut gemeinten aber einfach schlecht umgesetzten Kundenmailings. Mit der steigenden Sensibilisierung der Verbraucher bezüglich Datenschutz-Themen geraten so die absendenden Unternehmen schnell in rechtlich ungünstige Fahrwasser. Hier hilft nur Prävention und eine von vornherein konzentrierte Integration von Datenschutz-Grundsätzen in die Geschäftsprozesse.

Gerade bei Newslettern kann man sich als werbungtreibendes Unternehmen durch das richtige Aufsetzen der Kommunikation viel Ärger ersparen:

  • Achten Sie auf einen möglichst hohen Aktualitätsgrad Ihrer E-Mail-Datenbestände, egal ob von Kunden oder Interessenten; beachten Sie dabei auch die relevanten Löschfristen
  • Kaufen Sie keine zusätzlichen Adressdaten von Anbietern, denen Sie datenschutzrechtlich nicht 100%ig vertrauen können
  • Verwenden Sie ein professionelles E-Mailing-System für die Registrierung, Speicherung und Nutzung der E-Mail-Adress-Daten; achten Sie auch darauf, wo die Daten gespeichert werden (Stichwort: Safe Harbor- und Privacy Shield-Abkommen zwischen EU und USA)
  • Hände weg von selbstgepflegten Excel-Listen
  • Achten Sie darauf, dass sie grundsätzlich möglichst hohe Standards in den Prozessen anwenden: Double-Opt-In für die Adressregistrierung, Verschlüsselte Versendung, Ein-Schritt-Abmeldelinks etc.
  • Gehen Sie vorsichtig mit der Einbindung von Socialmedia-Elementen um (keine unnötigen Like-/Share-Buttons ohne datenschutzrechtlich eindeutige Absicherung)
  • Stellen Sie einen ausreichenden Grad an Anonymisierung der Response-Daten im Analyse-Umfeld sicher – bspw keine Klick-Auswertungen bis auf Einzelpersonen-Basis

Newsletter-Marketing hat zahlreiche Vorteile, von kreativen technischen Darstellungsmöglichkeiten über die Kosteneffizienz und einen raschen Time-to-Market bis hin zu weitreichenden Performance-Auswertungen – dies alles hilft Ihrem Unternehmen, die Kundenansprache zu optimieren.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihnen datenschutzrechtliche Fallstricke dieses Instrument nehmen!

Florian Padberg, ext. Datenschutzbeauftragter

Florian Padberg, ext. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzprofi24.de unterstützt Sie dabei, Ihre Newsletter-Prozesse datenschutzkonform zu machen. Unser Experte, Herr Florian Padberg, steht Ihnen zur Seite um Ihre Fragen zu beantworten und bei Ihnen einen datenschutzkonformen Umgang mit dem Medium Newsletter aufzubauen.

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